Privacy & GDPR per amministrazioni pubbliche

Le amministrazioni pubbliche devono conformarsi al GDPR quando gestiscono dati personali. Le autorità nazionali sono incaricate di assistere enti regionali e locali nell'adeguamento alle normative del regolamento

Pubbliche amministrazioni

Trasparenza e regolamenti

Le amministrazioni pubbliche sono soggette al GDPR quando trattano dati personali, con le normative nazionali che le guidano nell'adeguamento. Di solito, trattano dati per adempiere obblighi giuridici o per svolgere compiti d'interesse pubblico.

Devono rispettare principi come correttezza, limitazione delle finalità e minimizzazione dei dati. Prima di trattare dati, devono informare le persone coinvolte sulle finalità e sui diritti di protezione dei dati.

Devono nominare un responsabile della protezione dei dati e garantire adeguate misure di sicurezza. In caso di violazione dei dati, devono notificarlo all'autorità competente entro 72 ore e informare le persone interessate. La trasparenza e la responsabilità sono fondamentali per la conformità al GDPR e alla tutela dei dati personali.

I 3 principali obblighi del regolamento delle amministrazioni in attuazione del regolamento privacy

- Designare un responsabile della protezione dei dati, incaricato di garantire la corretta gestione dei dati personali.

- Mantenere un registro delle attività
di trattamento, dettagliando trattamenti e procedure di sicurezza, conforme al GDPR.

- Effettuare una valutazione d'impatto
sulla protezione dei Dati prima di trattamenti a rischio elevato per i diritti delle persone.

Guida alla compliance privacy per le PA

Le sanzioni

Tra il 2020 e il primo quadrimestre del 2021, più del 71% delle sanzioni per violazioni della privacy è stata comminata a enti pubblici, mentre il 28,8% a soggetti privati. Di un totale di 80 ordinanze-ingiunzioni, 57 hanno coinvolto pubbliche amministrazioni e 23 soggetti privati. Se le sanzioni inflitte ai privati possono raggiungere importi milionari, preoccupa la diffusione capillare delle sanzioni tra gli enti pubblici, sia a livello centrale che locale.

Mappatura trattamento

Secondo il GDPR, in caso di violazione dei dati che minacci i diritti delle persone, il titolare deve informare chiaramente e tempestivamente tutti gli interessati, fornendo indicazioni su come mitigare i danni. La responsabilità dei titolari nel trattamento dei dati è il principio cardine del regolamento, mentre la mappatura dei trattamenti è cruciale per verificare il rispetto dei principi fondamentali. Questi aspetti sottolineano la necessità, anche per le istituzioni pubbliche, di avere personale competente nella gestione della privacy, capace di condurre valutazioni di impatto e audit accurati.

Piano nazionale e resilienza

Le modifiche previste dal Piano Nazionale di Ripresa e Resilienza impattano sul trattamento dei dati personali, richiedendo alle pubbliche amministrazioni di regolarne l'utilizzo. Per agevolare l'attuazione di tali riforme, il legislatore ha modificato il Codice privacy per semplificare il percorso di adeguamento delle PA alle normative sulla protezione dei dati, con possibili effetti sull'attuazione delle misure previste dal PNRR.

Un'analisi sulla qualità del trattamento

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Raccolta dati
Rivedere i moduli di raccolta dati, i contratti e/o i documenti informativi attualmente utilizzati.
Consensi
Verificare, se necessario per la finalità, il consenso ottenuto per il trattamento.
Finalità
Identificare le finalità del trattamento attraverso i moduli utilizzati.
Strumenti
Catalogare gli strumenti utilizzati per il trattamento dei dati personali.
*General Data Protection Regulation (GDPR)
designazione e responsabilita'

Il DPO responsabile della protezione dei Dati


Nel contesto del GDPR, la trasparenza e la responsabilità sono pilastri fondamentali. Quando una violazione dei dati minaccia i diritti e le libertà degli individui, il titolare è tenuto a comunicare chiaramente l'incidente a tutte le persone coinvolte e a fornire indicazioni su come mitigare i danni.

Questo principio di accountability sottolinea l'importanza di una gestione consapevole dei dati e della privacy. Inoltre, il GDPR stabilisce l'obbligo per le autorità pubbliche e gli organi pubblici di designare un Data Protection Officer (DPO) o Responsabile della Protezione dei Dati. Questa figura è responsabile di garantire la conformità alle normative sulla privacy, di fornire consulenza interna e di essere un punto di contatto per le autorità di controllo.

Tale designazione è particolarmente rilevante per le piccole realtà organizzative come i piccoli comuni o enti che possono beneficiare della semplificazione della gestione della protezione dei dati attraverso l'assegnazione di un unico DPO per più enti pubblici. In sintesi, l'implementazione del GDPR richiede una seria considerazione della protezione dei dati e l'istituzione di figure professionali qualificate per garantire il rispetto delle normative e la tutela dei diritti degli individui.

Requisiti per la Nomina del DPO: competenze richieste

Molti enti pubblici, a causa della carenza di risorse, hanno nominato internamente un DPO, generando diverse problematiche. Secondo l'articolo 37 del GDPR, il DPO deve possedere competenze professionali specifiche e conoscenze approfondite della normativa sulla protezione dei dati. Il grado di conoscenza richiesto dipende dalla sensibilità e complessità dei dati trattati. Spesso, queste competenze non sono presenti internamente nell'organizzazione pubblica, rendendo necessaria una formazione adeguata trascurata in molti casi. Inoltre, il DPO deve operare con un grado sufficiente di autonomia, senza ricevere istruzioni sull'esecuzione dei suoi compiti, secondo quanto stabilito dall'articolo 38 del GDPR. Queste sfide mettono in evidenza la necessità di affrontare in modo adeguato la formazione e l'autonomia del DPO nella Pubblica Amministrazione.

(DPO o RPD)

Responsabile per la protezione dei dati

La nomina del Data Protection Officer (DPO) è obbligatoria solo in specifiche situazioni, come indicato nell'articolo 37 del GDPR.

Il Data Protection Officer (DPO) è fondamentale per garantire la conformità al GDPR. Ha compiti come sensibilizzare il personale, consulenza al Titolare e sorveglianza sul rispetto della normativa.

Autorità Pubbliche
il trattamento deve essere effettuato da un’autorità pubblica o da un organismo pubblico, eccettuate le autorità giurisdizionali quando esercitano le loro funzioni giurisdizionali;
Monitoratori
È necessaria la designazione del Data Protection Officer (DPO) se le attività principali del Titolare del trattamento o del Responsabile del trattamento richiedono il monitoraggio regolare e sistematico degli interessati su larga scala, conformemente all'articolo 37 del GDPR.
Dati sensibili
a designazione del Data Protection Officer (DPO) è obbligatoria se le attività principali del Titolare del trattamento o del Responsabile del trattamento consistono nel trattamento su larga scala di categorie particolari di dati personali, come definito dall'articolo 9 del GDPR.
*General Data Protection Regulation (GDPR)
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