Privacy & GDPR per aziende e liberi professionisti

Una guida completa per le aziende sul rispetto delle regole del GDPR, con tutte le procedure necessarie per l'adeguamento alla normativa vigente sulla privacy.

Cosa fare?

Privacy – GDPR

La protezione dei dati personali è diventata un elemento centrale nel panorama normativo aziendale con l'entrata in vigore del GDPR. Questo regolamento ha reso obbligatorio per tutte le aziende rispettare rigorose norme sulla gestione e la protezione dei dati dei propri clienti e dipendenti.

Nonostante sia passato del tempo dalla piena applicazione del GDPR, molte aziende non hanno ancora completato il processo di adeguamento, esponendosi a rischi significativi come sanzioni amministrative e penali.

L'ampio ambito di applicazione del GDPR implica che praticamente ogni azienda e professionista debba rispettare le disposizioni del regolamento stesso e della normativa nazionale. Questo include il rispetto delle disposizioni contenute nel Codice della privacy (d.lgs. n. 196/2003, modificato dal d.lgs. n. 101/2018).

Il percorso di adeguamento richiede una strategia articolata, comprendente diverse fasi:

- Analisi interna dell'azienda e identificazione delle attività di trattamento dei dati.
- Valutazione dei rischi e implementazione di misure di sicurezza adeguate.
- Designazione di un responsabile per la protezione dei dati, se necessario (DPO o RPD).
- Creazione dell'Informativa Privacy per gli interessati.
- Definizione dei ruoli e regolamentazione dei rapporti con le figure coinvolte.
- Redazione del registro delle attività di trattamento dei dati.

Guida alla compliance privacy

Analisi delle attività

Ogni azienda, in qualità di titolare del trattamento dati, deve condurre un'analisi approfondita per identificare le attività di trattamento dei dati personali e le tipologie di dati trattati nel corso delle proprie operazioni. Questa fase preliminare è essenziale per sviluppare una strategia efficace per garantire la protezione dei dati.

Interpretazione settoriale

È comune pensare erroneamente di non trattare dati personali e quindi di essere esenti dal rispetto della normativa sulla privacy. Tuttavia, in realtà, molte attività, come studi medici, call center, laboratori di analisi e aziende di software, intrinsecamente coinvolgono il trattamento di dati personali e non sollevano dubbi interpretativi.

Poche e semplici domande

Dopo aver individuato le attività di trattamento e i dati personali coinvolti, è essenziale porre alcune domande chiave:

Come vengono raccolte queste informazioni/dati?
Qual è la finalità del trattamento di queste informazioni/dati?
Ho il diritto legittimo di trattarle?
Come vengono conservate queste informazioni/dati?
Qual è la finalità del trattamento di queste informazioni/dati?
Per quanto tempo vengono conservate?

Un'analisi sulla qualità
del trattamento

Fai il tuo test
Raccolta dati
Rivedere i moduli di raccolta dati, i contratti e/o i documenti informativi attualmente utilizzati.
Consensi
Verificare, se necessario per la finalità, il consenso ottenuto per il trattamento.
Finalità
Identificare le finalità del trattamento attraverso i moduli utilizzati.
Strumenti
Catalogare gli strumenti utilizzati per il trattamento dei dati personali.
*General Data Protection Regulation (GDPR)
Cosa fare?

Consigli e guida

Per garantire la sicurezza dei dati, ogni azienda deve valutare i rischi legati al trattamento dei dati personali e implementare misure adeguate. Questo processo, fondamentale per conformarsi al GDPR, richiede una valutazione dettagliata delle attività di trattamento e dei potenziali rischi di violazione dei dati.

La normativa europea sottolinea l'importanza dei principi di privacy by design e accountability, incoraggiando le aziende a adottare un approccio proattivo alla protezione dei dati fin dalle prime fasi di progettazione dei sistemi e dei processi. Le aziende devono quindi identificare e implementare misure tecniche e organizzative idonee a garantire un adeguato livello di sicurezza dei dati, tenendo conto delle specifiche esigenze e dei rischi connessi alle proprie attività.

Queste misure possono includere l'uso di crittografia, l'accesso controllato ai dati, la formazione del personale e la gestione dei fornitori. È inoltre essenziale stabilire procedure di backup e ripristino dei dati per garantire la continuità operativa in caso di incidenti fisici o tecnici. Infine, le aziende devono regolarmente testare, verificare e valutare l'efficacia delle misure adottate al fine di garantire una protezione continua e aggiornata dei dati personali.

Sicurezza e Privacy strutturali ed integrate nella tua organizzazione

Un approccio efficace per rafforzare la sicurezza organizzativa è implementare procedure specifiche per gestire le attività in modo ordinato. Questo comprende la preparazione di procedure preventive per gestire situazioni come violazioni di dati e richieste degli interessati. È essenziale per garantire una gestione appropriata dei dati lungo tutto il processo. Inoltre, la formazione del personale è cruciale. Anche le misure di sicurezza più avanzate sono inefficaci se il personale non è adeguatamente formato. Investire nella formazione e nell'aggiornamento del personale è indispensabile per la sicurezza dei dati.

(DPO o RPD)

Responsabile per la protezione dei dati

La nomina del Data Protection Officer (DPO) è obbligatoria solo in specifiche situazioni, come indicato nell'articolo 37 del GDPR.

Il Data Protection Officer (DPO) è fondamentale per garantire la conformità al GDPR. Ha compiti come sensibilizzare il personale, consulenza al Titolare e sorveglianza sul rispetto della normativa.

Autorità Pubbliche
il trattamento deve essere effettuato da un’autorità pubblica o da un organismo pubblico, eccettuate le autorità giurisdizionali quando esercitano le loro funzioni giurisdizionali;
Monitoratori
È necessaria la designazione del Data Protection Officer (DPO) se le attività principali del Titolare del trattamento o del Responsabile del trattamento richiedono il monitoraggio regolare e sistematico degli interessati su larga scala, conformemente all'articolo 37 del GDPR.
Dati sensibili
a designazione del Data Protection Officer (DPO) è obbligatoria se le attività principali del Titolare del trattamento o del Responsabile del trattamento consistono nel trattamento su larga scala di categorie particolari di dati personali, come definito dall'articolo 9 del GDPR.
*General Data Protection Regulation (GDPR)
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